En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes en Colombia, Codeliance establece la siguiente política para el tratamiento de datos personales recolectados a través de la plataforma y el sitio web de Urbanix.
1Identificación del Responsable
Razón SocialCodeliance (Desarrollador de Urbanix)
Ubicación PrincipalCali, Colombia
Correo Electrónicocomercial@codeliance.co
Teléfono / WhatsApp+57 301 7400570
2Datos Recolectados
A través de nuestros canales y roles de usuario, Urbanix recopila la siguiente información:
Formulario Web (Prospectos): Nombre completo, correo electrónico, teléfono, nombre del conjunto, número de unidades y cualquier información adicional provista en el mensaje opcional al agendar una demostración.
Plataforma (Administradores, Residentes y Visitantes): Nombres, apellidos, número de identificación, teléfono, correo electrónico y número de apartamento/unidad.
Datos de Vehículos: Placas de vehículos, hora de entrada y salida, e historial de accesos a la copropiedad.
Nota importante: Urbanix NO recolecta ni almacena datos biométricos, huellas dactilares o fotografías de documentos de identidad.
3Finalidad del Tratamiento
Los datos recolectados tienen como fines exclusivos:
- Contactar a los usuarios e interesados que diligencian el formulario en el sitio web para coordinar demostraciones, brindar soporte y enviar información comercial sobre Urbanix.
- Gestionar y controlar el acceso peatonal y vehicular de residentes y visitantes dentro de los conjuntos.
- Procesar reservas de áreas comunes (gimnasio, piscina, salón social, etc.).
- Notificar sobre la llegada de correspondencia y enviar comunicados oficiales.
- Generar reportes, analíticas y mantener la trazabilidad de seguridad mediante la bitácora digital.
4Tratamiento de Datos de Terceros (Visitantes)
Los residentes o administradores que autoricen el ingreso de terceros son responsables de contar con la autorización previa de sus invitados para el registro de su información básica y vehicular en portería. El sistema encripta los datos para garantizar la privacidad en todo momento.
5Derechos de los Titulares (Habeas Data)
Todo titular de la información tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, salvo que exista un deber legal o contractual que exija su conservación (como los registros de seguridad de la copropiedad).
6Procedimiento para el Ejercicio de Derechos (PQRS)
Para cualquier consulta, reclamo o solicitud relacionada con sus datos, el titular debe enviar un correo electrónico a comercial@codeliance.co con el asunto "Solicitud Habeas Data - Urbanix". La solicitud será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles.
7Almacenamiento y Seguridad de la Información
Codeliance protege la información mediante infraestructuras y servidores alojados por proveedores tecnológicos de terceros altamente especializados. Estos proveedores externos cuentan con políticas de seguridad estrictas, protocolos de acceso controlado y certificaciones de la industria para asegurar el almacenamiento, la encriptación y la confidencialidad de los datos frente a pérdidas, adulteraciones o accesos no autorizados. La responsabilidad del uso de la plataforma en sitio recae sobre los usuarios con credenciales activas.
8Vigencia
Esta política entra en vigencia a partir de su publicación en el sitio web y la plataforma. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras se cumpla la finalidad para la cual fueron recolectadas o mientras el conjunto residencial mantenga un contrato activo.